Créer sa société et embaucher son premier employé en Suisse

Créer une entreprise en Suisse est réputé simple et rapide — entre 2 et 4 semaines pour une Sàrl. La complexité réelle apparaît au moment d'embaucher le premier salarié : affiliation aux assurances sociales, caisse de pension, assurance-accidents, impôt à la source… Toutes ces démarches doivent être finalisées avant le premier versement de salaire.

Ce guide vous accompagne étape par étape, de la constitution de votre société jusqu'à l'établissement de la première fiche de salaire.

1. Choisir la forme juridique

Le choix de la forme juridique détermine le capital requis, le degré de responsabilité personnelle et les formalités de création. Trois formes dominent en Suisse :

Raison individuelle (RI)

• Aucun capital minimum, pas de notaire
• Inscription au registre du commerce obligatoire uniquement si le chiffre d'affaires dépasse CHF 100'000
• Responsabilité personnelle et illimitée sur les dettes
• L'entrepreneur cotise à l'AVS comme indépendant (taux de 10 % du revenu)

Société à responsabilité limitée (Sàrl)

La forme la plus populaire en Suisse (44 % des créations). Capital minimum de CHF 20'000, entièrement libéré à la constitution. Un passage chez le notaire est obligatoire. La responsabilité est limitée au capital social.

Coût total approximatif de création : CHF 1'700 à 2'500 (notaire, registre du commerce, compte de consignation).

Société anonyme (SA)

Capital minimum de CHF 100'000 dont CHF 50'000 libérés à la constitution. Passage obligatoire chez le notaire. Forme adaptée aux entreprises cherchant des investisseurs externes.

2. Inscrire l'entreprise au registre du commerce

Pour une Sàrl ou SA, l'inscription au registre du commerce (RC) est obligatoire. Voici les étapes :

1. Rédiger les statuts avec le notaire
2. Ouvrir un compte de consignation bancaire et y déposer le capital
3. Signer l'acte authentique chez le notaire
4. Déposer le dossier au registre du commerce (acte notarié, statuts, attestation bancaire, déclaration des ayants droit économiques)
5. Publication dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC)

Délai : environ 10 jours ouvrables après réception du dossier complet. L'entreprise reçoit un numéro IDE (format CHE-XXX.XXX.XXX) qui servira pour toutes les démarches administratives.

3. S'affilier à une caisse de compensation (AVS/AI/APG/AC)

Tout employeur doit s'affilier à une caisse de compensation avant de verser un premier salaire. Deux types de caisses existent : les caisses cantonales (ouvertes à tous les employeurs du canton) et les caisses interprofessionnelles (liées à des associations patronales).

Les cotisations du 1er pilier représentent un total de 12,80 % du salaire brut, partagé à parts égales entre employeur et employé :

• AVS (assurance-vieillesse et survivants) : 8,70 % (4,35 % employeur + 4,35 % employé)
• AI (assurance-invalidité) : 1,40 % (0,70 % + 0,70 %)
• APG (allocations pour perte de gain) : 0,50 % (0,25 % + 0,25 %)
• AC (assurance-chômage) : 2,20 % (1,10 % + 1,10 %) — jusqu'à CHF 148'200/an

4. Les assurances obligatoires

Assurance-accidents (LAA)

L'assurance-accidents est obligatoire dès le premier salarié. Elle couvre les accidents professionnels (prime à charge de l'employeur) et les accidents non professionnels (prime à charge de l'employé, si plus de 8 heures de travail par semaine). Le salaire maximum assuré est de CHF 148'200/an.

L'assureur est la SUVA pour l'industrie, la construction et de nombreux secteurs, ou un assureur privé pour les autres secteurs.

Prévoyance professionnelle (LPP — 2e pilier)

L'affiliation à une caisse de pension est obligatoire pour tout salarié dont le salaire annuel dépasse CHF 22'680. Les bonifications de vieillesse varient selon l'âge : 7 % (25-34 ans), 10 % (35-44 ans), 15 % (45-54 ans) et 18 % (dès 55 ans) du salaire coordonné. La part de l'employeur doit être au moins égale à celle de l'employé.

Assurance perte de gain maladie (IJM)

Bien que non obligatoire légalement, cette assurance est fortement recommandée. Sans elle, l'employeur doit verser le salaire en cas de maladie selon l'échelle de Berne (durée croissante selon l'ancienneté). Le standard du marché est une couverture à 80 % du salaire brut pendant 720 jours, avec une prime généralement partagée à 50/50.

5. Embaucher son premier employé

Un contrat de travail écrit n'est pas légalement obligatoire (un accord oral est valide), mais il est fortement recommandé. L'article 330b CO impose une information écrite sur les éléments essentiels.

Mentions clés du contrat :

• Identité des parties et date de début
• Fonction et cahier des charges
• Salaire brut et compléments (13e salaire, primes)
• Durée hebdomadaire de travail
• Vacances (minimum légal : 4 semaines/an ; 5 semaines pour les moins de 20 ans)
• Délai de congé et référence à toute CCT applicable

La période d'essai est de 1 mois par défaut, extensible à 3 mois par accord écrit.

Démarches à l'embauche

1. Vérifier le permis de séjour/travail (ressortissants étrangers)
2. Obtenir le numéro NAVS13 de l'employé
3. Déclarer l'employé à la caisse de compensation AVS
4. Affilier l'employé à la caisse de pension LPP (si salaire > CHF 22'680/an)
5. Déclarer l'employé à l'assureur accidents (LAA)
6. Si permis autre que C : annoncer à l'administration fiscale pour l'impôt à la source

6. L'impôt à la source

Les travailleurs étrangers sans permis C (permis B, L, G) sont soumis à l'impôt à la source. L'employeur doit :

1. Annoncer chaque employé concerné au Service cantonal des contributions (SCC)
2. Calculer mensuellement l'impôt selon le barème correspondant (A, B, C, H selon l'état civil et le nombre d'enfants)
3. Déduire le montant du salaire de l'employé
4. Reverser mensuellement au SCC (généralement avant le 15 ou 20 du mois suivant)

L'employeur perçoit une commission de perception de 1 à 2 % de l'impôt retenu. L'utilisation d'un logiciel certifié Swissdec est fortement recommandée pour éviter les erreurs de calcul.

7. La TVA

L'inscription à la TVA est obligatoire dès que le chiffre d'affaires annuel dépasse CHF 100'000. En dessous, l'inscription est volontaire.

Les taux en vigueur depuis le 1er janvier 2024 :

• 8,1 % — taux normal (la plupart des biens et services)
• 2,6 % — taux réduit (alimentation, médicaments, livres)
• 3,8 % — hébergement (nuitées hôtelières)

L'inscription se fait sur le portail ePortal de l'AFC, dans un délai de 30 jours après le dépassement du seuil. Depuis le 1er janvier 2025, la déclaration est obligatoirement en ligne.

8. Les allocations familiales

Les allocations familiales sont financées exclusivement par l'employeur (taux d'environ 2,25 % de la masse salariale dans le canton de Fribourg). L'affiliation à une caisse d'allocations familiales (CAF) est obligatoire dès le premier salarié, même si aucun n'a d'enfants.

Montants minimaux fédéraux 2025 :

• Allocation enfant (0–15 ans) : CHF 215/mois
• Allocation de formation (15–25 ans) : CHF 268/mois

Certains cantons, comme Fribourg, versent des montants supérieurs (CHF 265/mois pour un enfant, CHF 325/mois pour la formation).

9. Établir les fiches de salaire

Chaque mois, l'employeur doit établir une fiche de salaire détaillant le salaire brut, les déductions et le salaire net. Voici les éléments d'une fiche de salaire type :

• Salaire brut : salaire de base + compléments (13e salaire, primes)
• AVS/AI/APG : 5,30 % du salaire brut (part de l'employé)
• AC : 1,10 % du salaire brut
• LPP : variable selon l'âge et le plan choisi
• LAA-ANP : variable selon l'assureur (environ 0,80 %)
• IJM : variable (environ 0,50 à 1,00 %)
• Impôt à la source : selon barème (si applicable)
• Allocations familiales : ajoutées au net si l'employé y a droit

En fin d'année, l'employeur doit remettre un certificat de salaire annuel à chaque employé (fin janvier) et le transmettre à l'administration fiscale (28 février).

Checklist récapitulative

Voici un résumé de toutes les démarches à accomplir, dans l'ordre chronologique :

Avant la création

• Choisir la forme juridique (RI, Sàrl ou SA)
• Vérifier la disponibilité du nom de l'entreprise (zefix.ch)
• Rédiger les statuts avec un notaire (Sàrl/SA)
• Ouvrir un compte de consignation et libérer le capital
• Signer l'acte constitutif et déposer le dossier au registre du commerce

Après l'inscription au RC

• S'affilier à une caisse de compensation AVS
• S'affilier à une caisse d'allocations familiales (CAF)
• Choisir et signer un contrat avec une caisse de pension (LPP)
• Souscrire l'assurance-accidents (LAA) — SUVA ou assureur privé
• Souscrire une assurance perte de gain maladie (IJM)
• Vérifier si le chiffre d'affaires atteint le seuil TVA (CHF 100'000)

Avant le premier jour de travail

• Rédiger et signer le contrat de travail
• Vérifier le permis de travail (ressortissants étrangers)
• Obtenir le numéro NAVS13 de l'employé
• Déclarer l'employé à la caisse AVS, LPP et LAA
• Annoncer au SCC pour l'impôt à la source (si applicable)
• Mettre en place un logiciel de fiches de salaire

Obligations courantes

• Chaque mois : fiches de salaire, acomptes AVS/AC, impôt à la source
• Avant le 30 janvier : déclaration annuelle des salaires à la caisse AVS
• Fin janvier : certificats de salaire aux employés
• 28 février : certificats de salaire à l'administration fiscale
• Annuellement : masse salariale à l'assureur LAA et à la caisse LPP